Ogni persona costruisce modelli mentali che l'aiutano ad interpretare e capire il mondo.
Il modello mentale del funzionamento di un artefatto, sia esso fisico o cognitivo, si basa in buona parte sull'interpretazione della sua struttura visibile e delle azioni che sono percepite come possibili. Quest'interpretazione diviene problematica quando l'immagine del sistema non esplicita quale sia il modello corretto del suo funzionamento, facendo sì che l'utente si formi un modello mentale fallace del funzionamento dell'artefatto stesso e interagisca con l'oggetto in conformità a questo modello erroneo (Norman, 1997). Gli artefatti, quindi, possono aiutare oppure ostacolare la costruzione di un modello mentale corretto del loro funzionamento sulla base della loro struttura. Con il modello concettuale sbagliato utilizzare gli oggetti diviene pressoché impossibile. Tutti gli artefatti, ed in modo particolare i siti web, per essere funzionali dovrebbero ridurre al minimo la distanza esistente tra il modello concettuale del progettista, e quindi l'immagine del sistema, e quello dell'utente. Questo avviene quando il loro utilizzo è intuitivo e non richiede spiegazioni né manuali d'uso.
Una serie di accorgimenti permette di ridurre questo gap:
- sfruttare i vincoli naturali e artificiali: i vincoli limitano il numero di alternative praticabili, di conseguenza l'utente ha l'impressione che ci sia solo un possibile utilizzo dell'oggetto, quello giusto;
- sfruttare le affordances: si tratta in questo caso di fornire all'utente inviti funzionali;
- sfruttare il mapping naturale: con questo concetto s'intende la relazione esistente tra l'azione che si può compiere sull'oggetto e gli effetti che ne derivano.
Le interfacce grafiche funzionano fornendo all'utente una rappresentazione grafica che funge da medium tra sé ed il sistema. Esse, attraverso l'uso di rappresentazioni grafiche di oggetti, concetti o azioni facilitano la costruzione, da parte dell'utente, di una rappresentazione mentale corretta del sistema.
Le icone sono simboli grafici che rimandano ad oggetti o ad azioni reali e vengono utilizzate al posto delle parole perché sembrano più intuitive. Tuttavia, le icone non sono sempre il miglior modo di rappresentare i dati, infatti, esse funzionano bene solo quando la relazione tra l'icona e il suo significato è automatica ed indipendente dall'apprendimento. In altre parole è necessario che l'icona evochi il suo significato in modo implicito, senza sforzo interpretativo da parte dell'utente. Per questo motivo le icone più funzionali sono quelle che più concretamente rappresentano l'oggetto o l'azione cui si riferiscono.
Le persone sono abituate a creare modelli mentali per interagire col mondo reale e per fare previsioni sugli effetti delle loro azioni. Quindi quando si trovano ad interagire con un mondo virtuale, lo sforzo cognitivo richiesto loro per apprendere i modelli di interazione col nuovo ambiente sarà minore se avranno la possibilità di applicare a quest'interazione i modelli che hanno sviluppato in precedenza.
Se si sfrutta il mapping naturale tra l'azione che si può compiere e l'icona che deve rappresentarla si ottengono icone intuitive che riducono al minimo lo sforzo interpretativo dell'utente e non lo costringono ad imparare nulla di nuovo. Un esempio di mapping naturale applicato alle icone è l'uso del "cestino". In questo caso l'icona del cestino è utilizzata per indicare l'azione di eliminare un file; la metafora svolge appieno il suo compito e l'utente comprende intuitivamente qual'è l'azione che può compiere.
Su web, nei siti di e-commerce, una metafora molto usata è il "carrello della spesa": essa permette, di solito, di comprendere immediatamente a cosa serve quell'icona, ma perché le metafore funzionino il loro significato deve essere altamente condiviso.
Nel 1999 un sito che vendeva articoli per sport invernali utilizzò il termine "slitta degli acquisti" invece che carrello. Il risultato fu catastrofico: metà degli utenti non capì a cosa ci si riferiva e metà giunse alla deduzione corretta grazie al fatto che la posizione della slitta era la stessa che avrebbe avuto il carrello (citato da Nielsen in "web usability", 2000). Questo esempio dimostra che perché una metafora sia funzionale il suo significato deve essere chiaro e culturalmente condiviso.